В современном мире автоматизация бизнес-процессов становится не просто трендом, а необходимостью для компаний, стремящихся повысить свою эффективность и конкурентоспособность. Особенно это актуально для управления основными средствами (ОС), где точность, прозрачность и оперативность напрямую влияют на финансовую устойчивость предприятия. Традиционные методы учета ОС, основанные на ручном вводе и бумажной документации, всё чаще демонстрируют свою неэффективность. В этой статье мы рассмотрим, как технология RFID решает эти вызовы, проанализируем её преимущества и ограничения, а также обсудим результаты пилотного внедрения на производственном предприятии.

Проблемы традиционного учета основных средств

Традиционный учет основных средств, актуальный во многих организациях, имеет ряд серьезных недостатков. Во-первых, движение ОС отражается только в бухгалтерских документах без реального отслеживания их местоположения. Это создает сложности при необходимости быстро найти конкретное оборудование или актив. Во-вторых, невозможно точно идентифицировать конкретное основное средство, особенно если оно имеет схожие характеристики выглядит одинаково с другими объектами. Такая ситуация часто приводит к путанице с инвентарными номерами, что увеличивает риск потери или хищения активов. 

Инвентаризация, проводимая вручную, также занимает значительное время и требует участия большого количества сотрудников. При этом вероятность человеческого фактора высока, что может привести к неточностям в данных, так как к процессу инвентаризации зачастую привлечены специалисты, не обладающие экспертизой, например, бухгалтер не знает, как выглядит флотатор. Все эти проблемы снижают эффективность работы компании и увеличивают операционные затраты.  

Кроме того, традиционные методы учета никаким образом не препятствуют хищениям. В то же время сохранность активов — одна из ключевых зон ответственности операционного и финансового директора, особенно в условиях роста требований к прозрачности отчетности, внутреннего контроля и внешнего аудита. 

Технология RFID

Решить перечисленные выше проблемы возможно путем внедрения системы учета основных средств с использованием технологии RFID. 

RFID (Radio Frequency Identification) — это технология радиочастотной идентификации, которая позволяет автоматически определять и отслеживать объекты с помощью электронных меток. Эти метки содержат уникальные коды, которые могут быть считаны специальными устройствами на расстоянии без необходимости прямого контакта. 

Первый патент на активную RFID-метку в 1973 году получил Марио Кардульо, а бизнесмен из Калифорнии Чарльз Уолтон запатентовал пассивный транспондер, который использовался для открытия двери без ключа. 

На этом разработка системы не завершилась. В США радиочастотная технология нашла применение в сельском хозяйстве, а низкочастотные транспондеры стали использоваться для организации контроля доступа в помещения. Со временем спектр используемых частот расширялся. Это помогло увеличить расстояние и скорость передачи данных.

В 90-е годы прошлого века инженерами IBM была запатентована ультравысокочастотная система RFID. Она предполагала дальность считывания до 20 футов (6,1 метра). Были запущены пилотные проекты, но технология не применялась в коммерческих целях. Позже применение RFID метки стало популярно в торговых центрах: технология позволяла отслеживать действия покупателей. Основное свое развитие и распространение технология получила в 10-х годах  нашего века.

В российской практике уже есть компании, которые эффективно применяют данную технологию. Руководство сервиса поездок и путешествий «Туту.ру» использует RFID для того, чтобы сократить время и трудозатраты на пересчёт основных средств в офисных помещениях. Компания TION, которая производит компактную приточную вентиляцию с подогревом, очисткой воздуха и умным управлением со смартфона, повысила производительность своих сотрудников и улучшила отслеживаемость товаров на всех этапах от производства до доставки конечному потребителю. Все больше производственных компаний находят применение технологии: от маркировки упаковочного материала и готовой продукции до использования непосредственно в операционной деятельности.

Система RFID состоит из трёх основных компонентов: 

1. RFID-метка (тег) — небольшое устройство, содержащее микросхему и антенну. Метка хранит уникальный идентификатор и другую информацию, она может обладать достаточным объемом памяти, чтобы хранить не только сведения об объекте, но и другую информацию. 

2. Считыватель (ридер) — устройство, которое излучает радиосигнал и считывает данные с метки. Это может быть стационарная антенна, либо мобильное устройство. 

3. Система обработки данных — компьютер или сервер, который обрабатывает полученную информацию. Это необходимое программное обеспечение.

Типы RFID-меток

• Пассивный RFID 

Нет внутреннего источника питания, метка активируется считывателем. Идеально подходит для большинства основных фондов из-за более низкой стоимости и длительного срока производительности. 

• Активный RFID 

Метка имеет встроенную аккумуляторную батарею  с большим диапазоном чтения (до 100 м). Подходит для дорогостоящих активов, требующих отслеживания местоположения в режиме реального времени. 

• Полупассивный RFID 

Батарея помогает при питании чипа, но активируется от считывателя для обмена информацией. Основное преимущество — более длинное время автономной работы по сравнению с предыдущим вариантом. 

RFID Частоты

• Низкая частота (LF) 

125-134 кГц, короткий диапазон (10 см), меньше восприимчивы к помехам от металлов и жидкостей.

• Высокая частота (HF) 

13.56 МГц, средний диапазон чтения (до 1 м), обычно используется для контроля доступа и платежных систем.

• Сверхвысокая частота (UHF) 

860-960 МГц, более длинный диапазон чтения (до 12 м), чаще всего используется для отслеживания основных фондов на предприятиях.

Внедрение технологии RFID для отслеживания основных фондов обеспечивает множество преимуществ, которые непосредственно влияют на операционную эффективность и финансовую точность.

Преимущество системы, построенной с использованием технологии RFID

1. Технология RFID может сократить время сверки активов до 95% по сравнению с ручным управлением. Технология RFID трансформирует этот процесс:

Процесс	Ручной метод	Метод штрих-кода	Метод RFID	Сокращение времени
Количество ОС для инвентаризации (1000 активов)	3-5 дней	1-2 дня	2-3 часа	95%
Ввод данных	8-16 часов	2-4 часа	Автоматический	100%
Сверка данных	2-3 дня	1 день	1-2 часа	90%

Источник: CPCON Group.

2. Автоматизированное отслеживание активов повышает точность финансовой отчетности. 

Критерий	Ручной учёт	Штрих-код	RFID
Скорость инвентаризации	Очень низкая	Низкая	Высокая
Требует прямой видимости	Да	Да	Нет
Риск ошибки	Высокий	Средний	Очень низкий
Автоматизация	Нет	Частичная	Полная

При автоматизированном отслеживании организации могут:

• Устранить фиктивные активы (ОС больше не существуют, но числятся в учете), которые могут составлять до 15% реестров активов в организациях, использующих ручное отслеживание. 
• Обеспечить надлежащие расчеты амортизации на основе фактического существования и состояния активов. 
• Улучшить результаты аудита — устранение расхождений в учете основных средств.
• Улучшить соответствия стандартам бухгалтерского учета.
• Предоставить реальные записи движения активов. 

3. Видимость активов в реальном времени обеспечивает проактивное обслуживание и снижение риска хищения и утраты. 

4. RFID-метки следующего поколения оснащаются датчиками окружающей среды, которые могут контролировать температуру, влажность, удар и другие условия. Это позволяет отслеживать не только местоположение активов, но и мониторить состояние активов, обеспечивая более полное представление о бухгалтерском учете и целях технического обслуживания.

Интеграция с бухгалтерскими системами

Основная ценность заключается в возможности интеграции данной технологии с бухгалтерскими системами учета.  Сама по себе RFID-система лишь инструмент. Чтобы он эффективно работал на бизнес, необходимо встроить его в единую информационную систему, и степень данной интеграции может иметь разную глубину. 

Выделяют несколько уровней и методов интеграции. 

1 уровень интеграции: RFID отслеживает перемещение активов между подразделениями: из цеха на склад, из производства в ремонт. Все события автоматически фиксируются и передаются в ERP в реальном времени. 


Как результат:

— Нет «белых пятен» между документом и реальностью.

— Финансовый и управленческий учёт всегда синхронизированы.

— Планирование ресурсов становится точным, потому что вы видите, где сейчас оборудование, а не где оно «должно быть».

2 уровень интеграции: для компаний с развитой логистикой, групп предприятий или для компаний с тесным партнёрством.

Здесь RFID-данные передаются за пределы одного юрлица, например, от производителя к дистрибьютору или внутри холдинга.

Требуется высокий уровень доверия и стандартизации, но выгода колоссальна:

— Вы отслеживаете активы по всей цепочке создания стоимости.

— Снижаются простои, ошибки при передаче, риски потерь.

— ERP-системы работают как единый организм — без дублирования, без разрывов.

Также выделяют 4 метода для интеграции данных:

1. Интеграция через API.  Предполагает прямую связь между промежуточным ПО RFID и система учета через опубликованные API.  Наиболее эффектна для современных облачных ERP-систем с надежным API.
2. Интеграция баз данных.  Прямой обмен между базами данных или общие базы данных между системами. Недостаток — высокая сложность создания и сопровождения. 
3. Файловая интеграция. Запланированный импорт/экспорт файлов данных (CSV, XML, JSON). Относительно простая система с ограниченными возможностями интеграции.
4. Промежуточное решение. Интеграционная платформа, которая соединяет несколько систем. Недостаток — высокая сложность создания и сопровождения. 

Ограничение и недостатки технологии

Любая, даже самая совершенная технология, имеет свои ограничения и недостатки. Если мы рассмотрим технологию RFID, то выделим три основных недостатка:

Во-первых, это более высокая стоимость, по сравнению с штрих-кодами. В основном, это касается лицензий, терминалов и затрат на интеграцию в систему.

Во-вторых — помехи. Металл и жидкости «глушат» радиосигнал. Поэтому иногда требуется затратить чуть больше средств, чтобы подобрать наиболее оптимальное решение: специальные метки для металлических поверхностей, изменение размещения антенн, выбор частоты. Это инженерная задача, и она решаема.

В-третьих — безопасность. Теоретически кто-то может перехватить сигнал. Но современные метки шифруют данные, используют аутентификацию, и передача идёт на короткие дистанции. Но можно минимизировать подобные риски. 

Помимо этого многие при реализации внедрения данных решений сталкиваются с определенными сложностями и ошибками. Выделим лишь несколько из них: 

 1. Внедрение без детальной проработки проекта и анализа требований.
 2. Фокусировка на технологии,  без реинжиниринга рабочих процессов и процедур.
 3. Отсутствие полноценного обучения для всех пользователей системы.
 4. Выбор неправильных меток.
 5. Неспособность правильно интегрировать данные RFID с системой бухгалтерского учета и ERP.
 6. Переход непосредственно к полной реализации без тестирования в пилотном проекте.

Если предусмотреть все эти ограничения и проработать оптимальный график внедрения, то можно в большинстве случаев избежать вышеперечисленных ошибок, ускорить запуск технологии, а также существенно сократить смету проекта. 

Оценка эффективности внедрения

При внедрении технологии RFID возникает очевидный вопрос: как оценить эффективность? 

Любой проект, согласно SMART методики, должен иметь конкретные количественные показатели эффективности, в том числе соотнесенные со временем. 

Одной из главных сложностей при оценке эффективности RFID-проектов является неявный характер многих выгод: они проявляются не в виде прямого дохода, а через снижение рисков, повышение точности данных и сокращение трудозатрат. Тем не менее даже косвенные эффекты можно количественно оценить. Некоторые проекты могут не привести к значительному сокращению затрат, по крайней мере не сразу. Но они могут обеспечить значительные преимущества. Например, предотвращение пропажи дорогостоящего насоса вполне может окупить одномоментно большую часть понесенных затрат. 

В зарубежных источниках предлагают опираться на два показателя: RIOC в качестве относительного показателя (рассчитывается как чистая прибыль проекта на средний инвестированный капитал за период), который должен быть выше, чем WACC, а в качестве  абсолютного показателя предлагается NPV, который должен быть положительным на конец прогнозного периода. 

Сложность возникает в определении дохода от проекта, и как его рассчитать правильно. 

Для этого можно использовать данные, полученные на основе анализа CPCON Group, в которых указывается, что сокращение рабочего времени на каждую тысячу основных средств по сравнению со сплошной ручной инвентаризацией составляет от 45 до 110 чистого рабочего времени. Таким образом, применив ставку (стоимость услуги по инвентаризации активов за 1 час сторонней компанией), мы можем получить требуемый показатель. 

Например, количество основных средств на среднем производстве может составлять порядка 5000 единиц. Как правило, стоимость услуги по инвентаризации сторонней организацией начинаются от 40 руб/ед (при этом есть расценки и от 80 руб/ед и выше). Таким образом, инвентаризация в течение 3 дней сторонней организацией выйдет в районе 200-400 тыс. руб. Стоимость внедрения технологии на этот же объем основных средств составит порядка 1,5-2 млн. руб.  Это значит, что в зависимости от частоты проведения инвентаризации (1 раз в год минимум согласно законодательству), мы получим окупаемость от 5 лет и ниже. Чем большее количество основных средств будет промаркировано метками RFID, тем меньше срок окупаемости получится, так как масштабирование, которое будет заключаться в увеличении закупок RFID меток, будет снижать затраты на 1 единицу основных средств.

Проект «Учет ОС через RFID-метки» 

На основе изучения технологии и опыта предприятий, которые внедрили подобный учет, было принято решение внедрить систему идентификации основных средств с использованием RFID-технологий. 

Основная цель проекта заключалась в создании удобного инструмента для контроля за основными средствами в пилотной зоне, повышении функциональности и эргономики учета, а также отработке технологии для дальнейшего тиражирования на все предприятие. 

Для тестирования новой системы был выбран цех по производству изделий из бумажного литья. Этот участок оптимален для пилотного проекта из-за его небольшого количества основных средств (около 220 единиц) и обособленности как физической, так и в учетном плане. Таким образом, можно было легко контролировать процесс внедрения и оценить его результаты. 

Для реализации проекта были использованы следующие компоненты: 

1. Терминал сбора данных: Chainway C72 C72AEA11-U2T1 — мобильное устройство для считывания RFID-меток. 
2. Архитектура системы: система включала программное обеспечение «Учет 15 с RFID», терминалы сбора данных, RFID-метки и интеграцию с ERP-системой. 
3. Разработка документации: были созданы подробные регламенты для ключевых операций, таких как ввод основных средств в эксплуатацию, передача в ремонт и вывод из эксплуатации. Также была разработана инструкция по работе с RFID-метками и руководство пользователя для программного обеспечения. 

Достижения проекта: 

1. Идентификация и маркировка: все основные средства в цехе были успешно идентифицированы и промаркированы RFID-метками. 
2. Внедрение ПО: программное обеспечение было интегрировано в ERP-систему, что обеспечило полную связь между данными учета и фактическим состоянием активов. 
3. Приобретение и настройка оборудования: были приобретены и настроены терминалы сбора данных. 
4. Подготовка документации: разработаны регламентирующие документы, обеспечивающие четкое описание всех процессов. 
5. Обучение персонала: персонал цеха прошел обучение работе с новым оборудованием и программным обеспечением. 
6. Инвентаризация: инвентаризация цеха площадью 6000 м² заняла менее 30 минут, что подтверждает высокую эффективность системы. 

На данный момент система находится в стадии опытно-промышленной эксплуатации, где отрабатываются все процессы. После успешного завершения планируется поэтапное тиражирование технологии на все остальные цеха предприятия. 

Заключение 

Для финансового директора, руководства компаний и совета директоров RFID — это не просто IT-инициатива, а инструмент повышения качества активов, снижения операционных рисков и обеспечения прозрачности отчетности. Эффективная информационная система управления основными активами имеет большое значение для компаний с большим количеством основных средств. Крайне важно в полной мере использовать существующую систему информационных инструментов, опыт управления и ресурсы для оптимизации и внедрения системы эффективного управления активами компании. 

Внедрение системы учета основных средств через RFID-метки продемонстрировало высокую эффективность и точность. 

Ключевые выводы при использовании технологии RFID:

1. Эффективность: автоматизация учета значительно сокращает время на проведение инвентаризации. По данным проекта использование RFID-меток позволило сократить время инвентаризации на 70%. Это означает, что процедуры, ранее занимавшие часы или даже дни, теперь выполняются за несколько минут. 
2. Точность: RFID-метки исключают влияние человеческого фактора, обеспечивая 99.9% точность данных об основных средствах. Это предотвращает ошибки при инвентаризации, упрощает контроль за перемещением активов и минимизирует потери от неточностей. 
3. Функциональность: система демонстрирует высокую функциональность по сравнению с существующими методами учета. 

Для компаний всё ещё полагающихся на ручной учет активов, вопрос больше не в том, стоит ли внедрять RFID, а в том, как быстро они смогут это сделать. В условиях растущего давления со стороны аудиторов и рынка, технологии, обеспечивающие точность, скорость и прозрачность данных, становятся не просто инструментом оптимизации, а условием конкурентоспособности. RFID — один из таких инструментов, и его потенциал в управлении основными средствами уже подтверждён реальными кейсами.